会社を退職する時は引き継ぎをしますが、
それをスムーズかつ的確に行うために
事前に資料を作るかたがいます。
とはいえ、
そういった仕事をしたことがない場合、
「どんな風に作ればいいか分からない」
という方もいるようです。
人に対しての仕事をしたことが無い人なら、
尚更かもしれません。
実際にFPである筆者は、過去に
退職時の引き継ぎ資料の作り方を
相談されたこともあるのが実情です。
そこで今回は、
退職時の引き継ぎ資料の作り方を
お伝えします。
あなたの退職に、お役立て下さいませ。
退職の引き継ぎ資料はどう渡す？引き継ぎノートが便利？
一口に退職の引き継ぎといっても、
業務によって様々です。
特に沢山の顧客を抱えていたり、
レベルの高い仕事をしていたりするほど、
その難易度は高まります。
そんな時には、自分の業務の全てを
「引き継ぎノート」としてまとめ、
それを資料にしながら引き継ぎを
実行すると便利かもしれません。
引き継ぎノートの作り方！5つのポイント
実際にどのようなものを
引き継ぎノートとして作ればいいかは
業務によって様々です。
しかし一方で、大抵の仕事で当てはまる
「汎用的なポイント」という部分も
あります。
まずはそこを押さえ、あとは応用して
ノートを完成させましょう。
次の章から、そんな汎用的な
ポイントについてお伝えします。
ポイント1自分の業務内容の範囲
まずは「自分の業務内容の範囲」です。
自分は普段どんな仕事をしているのか…
その全体像をまとめ、後任がどんな仕事を
することになるのかをまとめます。
また、他との境界部分が大切になることも
多いですから、その重要度も含めて、
事前にまとめておくと
スムーズな引き継ぎができるでしょう。
ポイント2自分の業務の流れ
次に「自分の業務の流れ」です。
自分は普段どのような流れで仕事を
しているのか…先ほどの全体像と合わせて、
その中での仕事の流れをまとめておきます。
仕事の流れや仕方は「個人による」ことも
ありますが、それでも最初は
「一定のテンプレート」があった方が
分かりやすく効率的です。
変えていい部分、
変えてはいけない部分とともに、
あなたの仕方を「最初のテンプレート」
として伝えましょう。
ポイント3顧客情報
そして「顧客情報」です。
仕事によっては「外部の関係者」と
言い換えられます。
人間関係は退職後も残ることもありますが、
会社の担当者としてその方と
接していたなら、以後は後任もその方と
接することになるでしょう。
表面的なその方の情報もそうですし、
表現しにくい性格的な部分も伝えられると
後任はスムーズにその方を理解できます。
伝えにくいこともありますが、
できる限り事前にまとめておくと
良いでしょう。
ポイント4自分が使っていた資料
さらに「自分が使っていた資料」です。
これまで直接的に使っていた資料を
まとめておくとともに、情報の取り方や
集め方、資料の作り方なども伝えると、
後任が困ることも減るでしょう。
最近では資料をデータ化していることも
多いですが、それらを探しやすいように
整理しておいてあげるのも
アリかもしれません。
ポイント5引き継ぎの仕方
最後は「引き継ぎの仕方」です。
引き継ぎは、単にここまで
まとめてきた情報を伝えれば大丈夫
というものでもありません。
後任の実力やあなたとの相性によっては、
思うように伝わらないことも多いです。
そこで引き継ぎノートを作るのなら、
事前に少し立ち止まって「後任者の資質」
を考え、引き継ぎの仕方を
まとめておきましょう。
引き継ぎの方法！仕事が多い場合は？
普段の仕事量が多くて、思ったような
引き継ぎの時間が取れない時は、
それこそ引き継ぎノートを作っておくと
良いでしょう。
学校の勉強における予習の感覚で、事前に
後任者にノートを読んでもらっておけば、
それだけ短時間での引き継ぎが
できることに繋がるでしょうね。
なお、時間がない時を知りたい方は
以下の記事も参考にどうぞ。
短時間でも効率的にいきましょう。
引き継ぎのミス対策は？
引き継ぎのミス対策についても、
それこそ引き継ぎノートを作れば
減らすことが可能といえます。
引き継ぎノートが「チェックリスト」の
機能になるハズです。
伝え忘れや伝え漏れを減らす意味合いにも
なりますから、時間がある時に
じっくり全体を考えてみると良いでしょう。
引き継ぎをスムーズに行うには？
引き継ぎを極力スムーズに行いたい場合は、
先ほどの引き継ぎノートにおける
5つ目のポイント「引き継ぎの仕方」を
強めに準備すると良いでしょう。
もう少しいえば、これをするには事前に
後任を理解しておくことが大切ですから、
十分なコミュニケーションを
心がけることがお勧めです。
まとめ
気になる方は動画もどうぞ。
今回の記事では
退職時の引き継ぎノートのポイントを
- 自分の業務内容の範囲
- 自分の業務の流れ
- 顧客情報
- 自分が使っていた資料
- 引き継ぎの仕方
とお伝えしました。
何事もそうかもしれませんが
引き継ぎも事前の準備が大切です。
イキナリ挑むより十分な準備をして
それから引き継ぎをしましょう。
なお、損害賠償が気になる方は
以下の記事も参考にどうぞ。
しっかり知っておきましょう。
