退職の書類！送付状（添え状）の書き方をまとめてみた

会社を退職する時には、様々な書類を
やり取りしますが、だからこそ双方向で
「送付状」を添えたほうが
親切・丁寧になります。

送付状（添え状）とは、かんたんにいえば
「挨拶＋中身の一覧」です。

受け取る側にとっても分かりやすく、また
送る側からしても送り忘れを防ぎやすいので
便利といえますからね。

実際にFPである筆者は、
退職時の書類に送付状を添えるべきか
相談された事もありました。

そこで今回は、退職時の
書類に添える送付状について
お伝えします。

あなたの退職に、お役立て下さいませ。

退職の書類！送付状に必要な5つの構成

退職時にやり取りする書類には、
送付状を添えるほうが親切です。

もっとも、社員の立場なら直接会社で
手渡すことも多いのですが、最近では
郵送で手続きする方もいますから、
覚えておいた方がいいでしょう。

滞りなく処理してもらうため、
こちらも協力しましょう。

少し余談ですが、一切の手続きをせずに
退職処理を無視していると、職務怠慢として
懲戒解雇されることもあります。

そうなれば次の転職にも
支障をきたしかねないので、危険です。

郵送でも退職処理は大丈夫ですから、
無視だけは控えておきましょう。

こんな感覚を元に、次の章から
送付状に書く内容についてお伝えします。

1.日付

まずは「日付」です。

日付は社会人の書類には必須といえますね。

これは一般的には「発送日」を書きます。

あくまで送付状は、退職願いなどとは
違って書類のやり取り記録に過ぎません。

正確な日付を書き入れましょう。

稀に「送付状の作成日」を
書くこともあります。

ちなみに日付は、「送付状の右上」に
書くことが一般的です。

「〇年〇月〇日」と、年からしっかり
発送日が分かるように書き、
いつ送ったのかの記録を残しましょう。

2.宛先

次に「宛先」です。

これには、少し
注意が必要かもしれません。

ひとまず基本的には、
「会社名＋部署名＋名前＋様」
という形式で書きます。

ただ、それなりに大きな会社の場合、
退職の処理をしてくれる部署や人が、
退職者の思惑とは違うことも多いのが
実情です。

そして、違うところに送ってしまうと、
会社としても余計な手間が発生します。

このため、そもそも退職を郵送処理する時は
一度は会社に連絡をして、郵送処理の了承と
宛先の確認をしたうえで送ったほうが
無難です。

3.名前

そして「名前」です。

名前とは、もちろん
あなたの名前になります。

また、小さい会社や退職処理を
してくれる人と面識があるなら分かるかも
しれませんが、そうでないなら
名前だけでは誰か分かりません。

ちゃんと所属先や肩書も加え、
誰か分かるようにしましょう。

なお、退職者によっては「会社に住所を
知られたくない」などの心理から、
一切の連絡先を載せない方もいます。

これでは処理に不都合が出たとき、
あなたにも不都合が起こりますから、
緊急連絡先も合わせて載せたほうが
無難です。

4.タイトル

さらに「タイトル」です。

タイトルはメールの表題などと同じく、
郵送の目的や内容の要約を付けます。

一例を挙げるなら
「退職届や備品の送付の件」
などでしょうか。

これは本当に事務的でかまいませんから、
ひとまず社会人マナー程度に
体裁を整えましょう。

ちなみに、タイトルと本文の間には
「何らかの季語を使った挨拶」
を一文添えるのもアリといえます。

退職を郵送処理する程度には険悪な関係とも
いえるので、添えた方が
無難かもしれません。

5.本文

最後は「本文」です。

本文の中身は、基本としては
「挨拶＋同封したものの一覧」
になります。

特に後半の一覧部分が大切になりますから、
送る前にはそこと中身を何度か確認し、
間違いがないようにしましょう。

間違っていると、それだけでまた
トラブルになりかねません。

合わせていえば、どんなに今回の
退職について会社に非があると感じていても
それを本文で責めると相手の怒りに
火を注ぎます。

自分が悪かったという体にして、
早急な退職処理を促しましょう。

送付状の書き方！御中を入れる場所は？

稀に「御中」の使い方が
分からないという方もいますね。

御中というのは、個人宛に使う「様」の
ようなもので、会社や部署など、
個人ではない方に送る時に付けます。

「〇〇会社　御中」といった感じです。

このため、様と御中は一緒に使うことは
無いので気を付けましょう。

また退職時の送付状は、基本的に会社に
連絡し、宛先を聞いてから送るのが
基本です。

ただ、どうしても連絡できない、
したくない時には御中で送ってしまうのも
アリかもしれません。

送付状の書き方は個人と企業で変わる？

送付状の書き方に限りませんが、
確かに個人と企業では送付状の書き方が
少し違ってきます。

一番の違いは、本人の名前に社名や肩書が
付いているか否か、でしょうか。

あとは先ほどの「様か御中か」という
点でも変わってきます。

ただ、送付状そのものの形が
大幅に違ってくることはありませんから、
安心して書きましょう。

まとめ

気になる方は動画もどうぞ。

今回の記事では、
退職時の書類を送る送付状の書き方を

の構成とお伝えしました。

退職届など、一つのものを送るにしても
添え状は一種のマナーといえます。

しっかり添えて、スムーズな
退職処理を会社に依頼しましょう。

なお、退職の時期が気になる方は
以下の記事も参考にどうぞ。

⇒退職の時期のベストは？12月がいいって本当なの？

可能なら、時期も考えましょう。