最近の退職では、上司や同僚、あるいは
関係先に挨拶メールを送るケースが
増えていますが「どう書けばいいんだろう」
と、例文を欲する方も多いようです。
全ての方に同じ内容を送るわけにも
いきませんから、尚更その温度感や
書き方には慣れていないと
困惑するのかもしれませんね。
実際にFPである筆者は、過去に
退職時の上司などへの挨拶メールについて
例文を聞かれた事もありました。
そこで今回は、退職時の
上司を含めた関係者へのメール例文を
お伝えします。
あなたの退職に、お役立て下さいませ。
退職を上司にメールで！例文を紹介
退職の挨拶を上司などの関係者に
メールで送る場合は、大きく当人個人に
送る場合と、広く同僚などに一斉メールを
流す場合とで違ってきます。
そしておおよそ、個人に送る場合は
個別具体的に、一斉メールの場合は
汎用的に書くことが基本です。
こんな感覚を元に、
次の章から例文をお伝えします。
直属の上司の場合
まずは「直属の上司だけ」に送る場合です。
それなら、以下のような文章で
いかがですか？
〇〇長。長い間、本当にお世話になりました。〇〇長に教わったことを新天地でも活かしてがんばります。これまで、本当にありがとうございました。改めてこれからも、よろしくお願い致します。
何か思い浮かぶエピソードでもあれば、
それを入れてもいいでしょうね。
社長の場合
そして「社長」に送る場合です。
小さな会社なら社長が上司でしょうが、
そうでないなら縁遠い相手でしょうし、
以下のような文章でいかがですか？
〇〇社長、〇〇部の〇〇です。〇年間、お世話になりました。ここで教わったことを新天地でも活かしてがんばります。これまで、本当にありがとうございました。
杓子定規かもしれませんが、
当たり障りのない挨拶に
留めておきましょう。
退職を上司に伝える！手紙が一番無難なの？
退職を上司に伝える時は、ドラマ等では
辞表を叩きつけたり手紙を送ったり
することもありますが、一般的には
最初に口頭で意思表示をします。
そして退職面談を経て、そのうえで
最後に辞表を提出するのが基本です。
ただ、口頭の代わりに辞表で
意思表示することも稀にありますね。
退職を上司に伝えるマナー！4つの注意点【メール編】
先ほどは口頭でとお伝えしましたが、
意外と勇気が必要なことですから、
中にはまずはメール等で
意思表示する方もいます。
それはそれでかまわないのかもしれませんが
相手が不快に思うと退職を
妨害されかねませんから、
一定の配慮は大切です。
次の章から、そんな
注意点についてお伝えします。
①件名は？
まずは「件名」です。
件名は、一般的には「退職希望のお願い」
などとするのがマナーとされています。
ただ、上司からすると突然の意思表示に
驚いてしまうこともありますから、
「ご相談があります」などとして、
中身や面談で意思を伝えましょう。
②出だしの挨拶は？
次は「出だしの挨拶」です。
ビジネスマナーとしては季語を使って
挨拶するのがマナーですが、
普段の調子では上司も驚くでしょうね。
退職直前の最後の挨拶メールなら
マナー通りもアリですが、意思表示の時には
むしろ省いた方が緊迫した意思を
伝えられるでしょう。
③アポなしで送っても大丈夫？
そして「送るタイミング」についてです。
気弱な方だとつい上司がいない時や
帰宅後に送りがちですが、むしろ比較的
ゆっくりしているタイミングが
お勧めといえます。
その方が不意打ちですぐに読むでしょうし、
冷静な判断もしにくくなるでしょうからね。
ぜひそういう時にアポなしで送りましょう。
④相談はしてもいいの？
最後は「相談」についてです。
相談はしてもいいというより、むしろ
した方が上司も喜ぶことといえます。
イキナリ辞める気マンマンで来られては、
上司も戸惑うだけですからね。
迷っている段階で相談し、そのうえで
辞める決心をしたのなら、
上司も諦めやすくなるでしょう。
退職を伝える上司は直属じゃないとダメ？
退職を伝える上司は、
直属じゃないとダメではありませんが、
直属の上司に伝えるのがマナーです。
その上司を飛ばしてしまえば、
上司の顔を潰すことになりますから…。
直属の上司が話にならないような人なら
ともかく、そうでないなら
直属の上司に伝えましょう。
退職を上司に相談するのは電話がいい？不在で報告出来ない場合は？
退職を上司に相談したい時は、
面と向かって面談してもらう方がいいです。
大事な話ほど、電話やメールでは
互いの意思疎通が
図りにくくなりますからね。
ただ、長期出張中などで不在ならば、
電話などでもやむなしです。
報告や意思表示なども含めて、
電話でしましょう。
なお、電話相談をもっと知りたい方は
以下の記事も参考にどうぞ。
⇒退職を上司に相談するのは電話がいい？不在で報告出来ない場合は？
最近ならテレビ電話もアリかもですよ。
まとめ
気になる方は動画もどうぞ。
今回の記事では、
退職を上司にメールで伝える時のポイントを
様々な角度でお伝えしました。
最初の意思表示は相当緊張するものですが
伝えない事には話が前に進みません。
十分考え、時には事前に相談して
そして明確な意思表示をしていきましょう。
なお、上司が怖い方は
以下の記事も参考にどうぞ。
上司も様々ですね…。
